Parmi les nombreuses ordonnances prises, au mois de mars, dans le cadre de la crise du Covid-19, l’une 2 autorisait les personnes morales et entités dépourvues de la personnalité morale de droit privé (dont les associations) à organiser leurs assemblées générales et conseils d’administration de façon dérogatoire, à distance, pendant la période de confinement.
Cette mesure, qui devait expirer le 31 juillet, a finalement été prorogée jusqu’au 30 novembre prochain.
Qui est concerné ?
- Les sociétés civiles et commerciales ;
- les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
- les groupements d’intérêt économique (GIE) et les groupements européens d’intérêt économique (GEIE) ;
- les coopératives ;
- les associations et fondations ;
- les mutuelles, unions de mutuelles, fédérations de mutuelles ;
- les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
- les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
- les fonds de dotation.
À quelles conditions ?
La condition soutenant la décision d’organiser les réunions à distance reste celle de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars : « Le lieu de réunion doit être affecté, à la date de convocation ou à la date de la réunion, d’une mesure administrative limitant le nombre de participants pour des motifs sanitaires. »
Comment organiser les assemblées générales ?
Pour les assemblées générales (ordinaires, extraordinaires et mixtes) qui se tiendront jusqu’au 30 novembre :
- l’organe compétent, pour convoquer l’assemblée, peut décider que la réunion se tiendra par visioconférence ou conférence téléphonique ;
- il doit prévenir, par tout moyen, les membres et personnes autorisées à y participer (ex. : commissaires aux comptes) :
- de la date et l’heure de la réunion,
- des conditions d’exercice des droits : droit de vote et droit de demander l’inscription à l’ordre du jour.
Seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, et ce, quel que soit l’objet de l’assemblée, les membres qui participent par conférence téléphonique ou moyen audiovisuel permettant leur identification. Les moyens mis en œuvre doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Ces dispositions sont applicables en dépit de clauses statutaires contraires ou en l’absence de clause.
À noter : la tenue de l’assemblée par voie de consultation écrite est possible uniquement lorsque la loi le prévoit : c’est le cas des sociétés. En revanche, les associations et syndicats professionnels sont exclus.
Qu’en est-il des conseils d’administration ?
Les conseils d’administration, durant cette même période (jusqu’au 30 novembre), peuvent se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Ces moyens doivent permettre la transmission, au minimum, des voix des participants. Ils doivent assurer une retransmission continue et simultanée des délibérations.
Seront réputés présents les membres participant dont l’identification sera assurée et la participation effective garantie.
Contrairement aux assemblées générales, les décisions des conseils d’administration peuvent faire l’objet de consultations écrites, et ce, même si les statuts ne l’ont pas prévu ou l’ont interdit.
Cependant, les modalités de consultation écrite doivent garantir la collégialité des délibérations.
Ces dispositions sont valables quel que soit l’objet du conseil d’administration.
1
Décret n° 2020-925 du 29 juillet.
2
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars.
