Pendant l'exécution du chantier, il est important de faire un suivi de chantier, c'est-à-dire de contrôler les heures productives passées et de pointer les factures fournisseurs.Par ces opérations, vous pourrez constater aussitôt si ce que vous avez prévu est conforme à la réalité, sans attendre la fin du chantier.
Rentabilité chantier : Contrôle des heures travaillées
Le suivi du travail de chacun est primordial.
Parce que le temps est une variable plus volatile que les matériaux achetés et vendus, c'est une source majeure de marge... ou de perte.
Il en va ainsi pour les temps de déplacement issus du mauvais chargement des véhicules ou de la mauvaise préparation de chantier, un compagnon peu efficace, des intempéries...
En pratique, chaque salarié (ou le chef d'équipe) indique tous les jours, sur un relevé d'heures, le temps passé sur les tâches qui lui sont affectées (voir tableau 1). Cela permet de constater les écarts éventuels avec les heures initialement prévues sur le devis.
Le conseil de l'expert
- Préparez les salariés à cette nouvelle pratique, le cas échéant.
- Expliquez la nécessité d'avoir une visibilité sur l'avancement des chantiers, de répertorier les difficultés rencontrées, afin de mieux gérer les temps facturés : tout le monde gagnera à mieux valoriser son travail et à évoluer dans une entreprise rentable...
Le suivi de chantier permet de mesurer les écarts entre l’estimation réalisée dans l’offre et les coûts réels du chantier. Ainsi, l’entreprise peut s’adapter pour gérer et terminer le chantier dans les objectifs prévus.
Améliorer la rentabilité chantier : contrôle des commandes et bons de livraison
Établissez des bons de commande par chantier.
Puis faites un inventaire rapide des éléments livrés : bons de commande et bons de livraison doivent être cohérents (ces derniers peuvent être collectés avec les relevés d'heures tous les jours ou en fin de semaine).
Enfin, rapprochez le bon de livraison de sa facture et contrôlez les quantités et les coûts unitaires des fournisseurs.
Ce contrôle est valable pour tous les achats (matériaux, frais complémentaires et même frais généraux).
Comparaison entre les informations « réelles » et l'étude initiale
Cette comparaison vous donne accès au budget horaire et à la quantité de matériaux restants d'ici à la fin du chantier par rapport à ce qui a été initialement prévu pour qu'il soit rentable.
Les « tableaux de bord chantier » vous permettent de faire ce travail.
La clé de la rentabilité du chantier réside dans son étude, sa planification et son organisation, ainsi que dans la collecte d’informations sur son avancement.
L'utilisation du tableau de bord pour un chantier plus rentable
Après avoir collecté les heures réalisées sur le chantier et contrôlé l'adéquation de vos bons de commande avec les bons de livraison et les factures, reportez ces données dans un tableau de bord.
Ce dernier fait apparaître en parallèle les prévisions initiales du devis.Le constat des écarts sur chaque ligne n'en devient que plus facile.
Grâce à sa tenue régulière, vous pouvez aussi décortiquer vos pratiques et mettre en lumière vos forces et faiblesses.
Une vision dynamique du chantier
Gérer son chantier, c'est en avoir une vision plus dynamique et ne pas en attendre la fin pour constater que tout va bien ou que tout va mal... Avec un tableau de bord, il est possible de voir, au fil du temps, des informations selon l'avancement du chantier (et de la facturation).À une date et un état d'avancement prévus correspond un montant de dépenses du chantier. On peut alors comparer ce « prévu » avec le « réalisé » à ce même instant.
Cette vision permet d'identifier en temps réel où se trouve le problème pour le corriger au plus vite.
Dans le tableau 2, cette vision dynamique nous dit en amont du résultat final que, à la date en question, au pourcentage d'avancement prévu du chantier (par exemple 50 %) :
- l'avancement réel n'est que de 40 %?;
- seuls 15 000 € ont été facturés?;
- les frais complémentaires ont coûté 1 000 € de plus?;
- la main-d'œuvre génère déjà 1 000 € de dépassement?;
- la facturation est, à ce moment précis, insuffisante pour couvrir les déboursés du chantier (21 250 €) : l'entreprise finance elle-même une partie des dépenses du chantier (6 250 €).
Résoudre le problème technique ou logistique à cet instant permettrait d'éviter des pertes à venir?; et facturer une situation, de soulager la trésorerie de l'entreprise.
Plus un problème est identifié tôt, moins il coûtera cher à régler.
Comment interpréter ces chiffres ?
La justesse du « prévu » dépendra de la qualité de l'étude et de votre organisation du travail (et, bien sûr, de votre expérience en la matière).
Un écart défavorable de la marge peut résulter d'un imprévu de chantier qui a généré des surcoûts de matériaux ou de main-d'œuvre, ou encore de travaux supplémentaires qui n'ont pas encore été facturés, etc.
Mais il peut être plus globalement issu d'une mauvaise organisation, d'un manque de compétences techniques, etc.
À la fin du chantier, voici ce que l'on pourrait constater : les dépenses supplémentaires des frais complémentaires et de la main-d'œuvre ont eu un impact négatif sur la marge (à prix de vente égal). Cf. tableau 3.
Contrôler ses chantiers, c'est donc aussi contrôler un savoir-faire de préparation, de gestion et de technique.
TRUCS ET ASTUCES POUR ORGANISER SON SUIVI DE CHANTIER
Constituez votre « dossier de chantier », qui portera une référence, un nom ou un numéro (chaque élément du dossier portera cette référence pour ne pas faire d'erreur).
Regroupez son historique et les informations dont vous aurez besoin :
- les notes issues du rendez-vous client ;
- l'étude de coût et le devis ;
- les plans (d'étude et d'exécution), les détails et processus techniques pour la réalisation du chantier ;
- le planning (atelier + chantier) ;
- les éléments administratifs ;
- l'environnement physique du chantier et ses contraintes ;
- les bons de commande, les bons de livraison ;
- les contacts clés sur le chantier et les comptes rendus de chantier ;
- les relevés d'heures ;
- le PV de réception de chantier ;
- la facturation ;
- les photos du chantier.
Chaque dossier peut vous servir demain pour :
- faire intervenir les assurances (notamment la décennale) ;
- capitaliser le savoir-faire technique et constituer un référentiel pour les réalisations à venir ;
- améliorer le réalisme de vos devis (temps de pose) ;
- renouveler votre qualification ;
- illustrer votre communication (site, plaquette, salons) par ces réalisations ;
- avoir une vision globale de votre organisation et de son efficacité.
