Piste d’audit fiable : garantir le processus de facturation de l’entreprise

Selon le plan comptable général, le chemin de révision se limite à établir un lien entre une écriture comptable et une pièce justificative. En revanche, la PAF doit permettre d’établir un lien entre la facture et la livraison ou prestation de services réalisée, et ainsi de justifier chaque étape intermédiaire du processus jusqu’au paiement.

Pourquoi mettre en place une piste d’audit fiable ?

Procédé de sécurisation incontournable, la piste d’audit fiable s’inscrit dans le cadre de la réglementation sur la facturation et la lutte contre la fraude fiscale.

Selon les dispositions de l’article 289 du Code général des impôts (CGI), le caractère probant d’une facture papier ou d’une facture électronique obéit à plusieurs conditions cumulatives, et ce, à compter de leur émission et jusqu’à la fin de leur période de conservation :

• l’authenticité de l’origine : assurance de l’identité du fournisseur et de l’émetteur ;
• l’intégrité du contenu : intégrité des mentions figurant sur la facture d’origine ;
• la lisibilité des factures : la facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l’utilisateur et l’administrateur.

Pour s’assurer de l’authenticité de l’origine, de l’intégrité du contenu et de la lisibilité des factures, les entreprises doivent obligatoirement mettre en place une PAF pour leurs factures transmises ou reçues sous format papier. Mais cette obligation est aussi reprise pour les factures électroniques.

Donc, en cas de recours à la facturation électronique, les entreprises doivent sécuriser leurs factures par une PAF, sauf si leurs factures sont déjà sécurisées par l’utilisation d’une signature électronique qualifiée ou par un EDI fiscal conforme.

Quelles entreprises sont concernées par la PAF ?

La mise en œuvre d’une PAF est obligatoire pour toutes les entreprises qui reçoivent des factures papier, des factures électroniques non signées ou des factures sous un format EDI non fiscal.

La PAF concerne les flux entrants et sortants, c’est-à-dire les factures fournisseurs et les factures clients.

Aujourd’hui, la plupart des sociétés reçoivent encore des factures papier ou des factures électroniques non signées électroniquement ou sous un format EDI non fiscal.

Cependant, même lorsqu’une entreprise émet des factures électroniques signées mais reçoit encore les factures papier ou électroniques non signées de ses fournisseurs, elle devra instaurer en parallèle une PAF.

Quels sont les risques encourus en l’absence de PAF ?

En théorie, les risques encourus par l’entreprise vont dépendre du flux concerné :

• pour les factures reçues, l’entreprise risque une remise en cause de la TVA déductible ;
• pour les factures émises, l’entreprise risque une remise en cause du caractère original de la facture de vente émise et donc, de facto, une amende de 50 % du montant de la transaction en raison du défaut de délivrance de la facture originale.

Toutefois, le montant de l’amende est ramené à 5 % si le fournisseur apporte la preuve, sous 30 jours, que l’opération a été régulièrement comptabilisée.

En pratique, l’administration fiscale est plutôt clémente envers les petites et moyennes entreprises.

Toutefois, cette indulgence diminue au fil des années. La généralisation de la facturation électronique et la politique de lutte contre la fraude y sont pour beaucoup.

Sur le plan pratique, que doit mettre en place une entreprise pour respecter cette PAF ?

Pour mettre en place une piste d’audit fiable, l’entreprise doit cumulativement :

• conserver l’ensemble des pièces justificatives ;
• mettre en place des contrôles internes (traitements informatiques ou manuels) ;
• établir une documentation du processus de facturation de l’entreprise et des contrôles internes mis en place.

Selon la doctrine fiscale, chaque entreprise, en fonction de son organisation, de sa taille, de la nature de son activité et de la volumétrie des factures, détermine l’ampleur et les moyens qu’elle entend mettre en œuvre.

Les contrôles mis en place

Les contrôles mis en place par une TPE ou PME seront bien entendu différents de ceux mis en place par une grande entreprise. Les contrôles mis en place doivent permettre à l’administration fiscale de s’assurer notamment que :

• les données des factures sont complètes, exactes et non modifiées ;
• la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment ;
• la facture ne fait pas l’objet d’un double enregistrement ;
• les mentions obligatoires figurent sur la facture ;
• la facture correspond à une opération réelle et que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique.

Pour une TPE, la doctrine fiscale prévoit qu’une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant.

Ainsi, l’entreprise doit conserver et pouvoir retracer chacune des pièces justificatives, et ce, dans les deux sens : le devis devenant un bon de commande, puis une fois validé, devenant un bon de livraison, puis une facture (avec des avoirs éventuels), et enfin un paiement.

La documentation du processus

L’objectif de la documentation est de démontrer que les contrôles sont effectifs et réels. De ce fait, l’entreprise établit une documentation qui doit :

• retracer l’ensemble des étapes du processus de facturation de l’entreprise ;
• expliciter les contrôles mis en place, les acteurs des contrôles et le traitement des anomalies.

Ici aussi, l’exigence de l’administration fiscale dépendra de la taille des entreprises :

• pour les TPE, une présentation orale assortie d’une démonstration concrète suffira à la description des contrôles mis en place. Elle pourra consister en un simple recoupement manuel des factures avec les documents commerciaux ;
• pour les PME, une documentation écrite synthétique pourra être jugée suffisante. ;
• pour les grandes entreprises, une documentation détaillée accompagnée d’une cartographie des systèmes utilisés est obligatoire.