Procédure de sanction disciplinaire : les étapes à suivre

Les sanctions

Une procédure spécifique s'applique lorsque la sanction envisagée n'est pas un licenciement.

Ces sanctions sont celles qui figurent, le cas échéant, dans votre règlement intérieur.

Bien que la rédaction d'un réglement intérieur ne soit obligatoire que pour les entreprises employant 20 salariés et plus, celles de moins de 20 salariés ont tout intérêt à en mettre un en place.

Dans le modèle FFB figurent l'avertissement, la mise à pied dans la limite de trois jours, la mutation ou la rétrogradation disciplinaires.

En pratique, il s'agit essentiellement de l'avertissement et de la mise à pied disciplinaire.

La mutation ou la rétrogradation disciplinaires sont subordonnées à l'accord du salarié.La procédure susceptible d'aboutir à un licenciement disciplinaire comporte des différences exposées plus loin.

Les étapes

Étape 1 : la convocation à l'entretien préalable

La convocation à l'entretien préalable doit mentionner :

• l'objet de l'entretien : une éventuelle sanction disciplinaire?;
• la date de l'entretien?;
• l'heure de l'entretien?;
• le lieu de l'entretien?;
• la possibilité d'assistance par un autre salarié de l'entreprise.

Cette lettre peut être adressée en recommandé avec accusé de réception (voire en recommandé électronique).

Elle peut aussi être remise en main propre contre signature (dans ce cas, remettre au salarié une copie et lui faire signer un autre exemplaire après la mention « Remis en main propre le ... »).

Étape 2 : la tenue de l'entretien

L'entretien peut alors avoir lieu dans un délai permettant au salarié de préparer cet entretien et son éventuelle assistance.

À ce titre, il nous semble opportun de respecter un délai d'au moins trois ou quatre jours entre son information et la tenue de l'entretien.

Lors de cet entretien, vous évoquerez avec le salarié les faits fautifs (qui n'ont pas déjà été sanctionnés) et recueillerez ses explications.Vous n'avez pas l'obligation de lui communiquer les éventuels éléments de preuve en votre possession.

Étape 3 : la notification de la sanction

La notification peut intervenir deux jours ouvrables pleins et jusqu'à un mois après le jour fixé pour l'entretien.

Il est bien sûr conseillé de ne pas attendre aussi longtemps.

Exemple : si l'entretien a lieu un mardi, la notification ne pourra intervenir avant le vendredi.

Cette notification reprendra précisément les griefs évoqués lors de l'entretien, indiquera la sanction retenue et, le cas échéant, ses modalités.

La sanction devra être proportionnée aux faits fautifs.

Quelles différences avec la procédure de licenciement disciplinaire ?

La procédure disciplinaire diverge de la procédure du licenciement pour motif disciplinaire.

En effet, pour cette dernière :

• la convocation doit préciser que la sanction envisagée peut aller jusqu'au licenciement?;
• la possibilité d'assistance est renforcée : à défaut de représentant du personnel, la personne concernée peut se faire assister par un conseiller extérieur à l'entreprise. De plus, les modalités de consultation de la liste des conseillers du salarié doivent figurer dans la convocation?;
• le délai entre la présentation de la convocation et la date fixée pour l'entretien doit être d'au minimum cinq jours ouvrables pleins.

Cas particulier de l'avertissement

L'avertissement, ou blâme, est la sanction disciplinaire la plus légère : elle n'a pas d'impact sur la présence du salarié dans l'entreprise. En pratique, elle se matérialise par l'indication précise de faits fautifs et la mise en demeure de ne pas reproduire ce comportement.

Il n'est pas nécessaire de respecter de procédure disciplinaire pour la prononcer.

Elle peut ainsi être directement notifiée au salarié dans les deux mois qui suivent la connaissance des faits fautifs.