Contrôle Urssaf : La procédure évolue

Forme du contrôle

L’Urssaf peut pratiquer un contrôle :

• sur place en se rendant dans les locaux de l’entreprise ;
• ou sur pièces pour les entreprises de moins de 11 salariés. Ce contrôle est réalisé dans les locaux de l’Urssaf, à partir des déclarations dont l’agent de contrôle dispose et de celles demandées à l'employeur pour les besoins du contrôle.

Période contrôlée

Le contrôle ne peut porter que sur les cotisations et contributions non prescrites. Les cotisations et contributions sociales se prescrivent par trois ans à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle elles sont dues.

Pour les cotisations et contributions sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année qui suit l’année au titre de laquelle elles sont dues.

À titre d’exemple, un contrôle réalisé en 2023 porte sur les années 2020, 2021, 2022 et 2023 pour les entreprises qui emploient des salariés. Pour les travailleurs indépendants, si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2023, il porte sur les exercices 2021, 2020 et 2019 ; s’il est réalisé après le 30 juin, il porte alors sur les exercices 2022, 2021 et 2020.

En cas de constatation d’une infraction de travail illégal, le délai de prescription est de cinq ans.

Communication de documents

Durant le contrôle, l’agent peut demander la communication de certains documents. Dès lors qu’ils sont disponibles sous forme dématérialisée, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés.

L’agent de contrôle doit pouvoir le faire à partir du matériel de l’entreprise, même si la Charte du cotisant contrôlé lui permet d’utiliser son propre matériel.

Le décret du 12 avril précise que, pour les contrôles effectués à partir du 14 avril 2023, lorsque l’agent de contrôle souhaite accéder aux documents dématérialisés de l’entreprise contrôlée, il doit pouvoir utiliser son propre matériel professionnel mais suivant une certaine procédure :

• en informant la personne contrôlée, qui a 15 jours pour refuser ; 
• en l’absence de réponse de sa part, l’agent de contrôle peut utiliser son matériel professionnel.

Durée du contrôle

Il n’existe pas de durée maximale de contrôle, sauf pour les entreprises de moins de 20 salariés, pour lesquelles le contrôle ne peut excéder trois mois.

Le décret du 12 avril précise que le début effectif du contrôle correspond :

• à la date de la première visite de l'agent de contrôle en cas de contrôle sur place ;
• à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l'avis de contrôle, en cas de contrôle sur pièces.

Le contrôle prend fin à la date d'envoi de la lettre d'observations.

Entretien de fin de contrôle

Pour les contrôles engagés à compter du 1^er mai 2023, l’agent chargé du contrôle devra obligatoirement proposer à la personne contrôlée, avant d’adresser la lettre d’observations, un entretien afin de lui présenter les constats susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement.

Lettre d’observations

À l’issue du contrôle, l’Urssaf doit communiquer à l’employeur une lettre d’observations.

Celle-ci doit comporter obligatoirement la date d’émission, l’objet du contrôle réalisé, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin de contrôle, les observations, la possibilité de se faire assister d’un conseil de son choix pour y répondre, les modalités et délais de réponse ainsi que la signature de l’agent de contrôle.

Pour les contrôles effectués à compter du 14 avril, lorsque l’agent chargé du contrôle utilise des documents ou informations obtenus dans le groupe, celui-ci doit préciser dans la lettre d'observations :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d'information sur lesquels il s'appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l'identité de la ou des personnes du même groupe d'où proviennent ces documents ou informations ;
• la faculté offerte à la personne contrôlée de demander une copie des documents.

Le contrôle peut aboutir au constat d’une bonne application de la législation, à des observations pour l’avenir (observations sans régularisation) ou à des régularisations de cotisations en la faveur de la personne contrôlée ou en faveur de l’Urssaf.

Contestation de la lettre d’observations

La personne contrôlée dispose d’un délai de 30 jours (pouvant être porté à 60 jours à sa demande), à compter de la réception de la lettre d’observations, pour répondre aux observations de l’agent de contrôle.

La réponse à la lettre peut servir à manifester un désaccord et/ou apporter des éléments complémentaires. C’est à partir de ce moment que s’ouvre la période dite « contradictoire ».

Réponse de l’Urssaf aux observations de la personne contrôlée

Chaque observation exprimée par la personne contrôlée doit faire l’objet d’une réponse motivée de l’agent de contrôle. Cette réponse détaille, par motif de redressement, les chefs de redressement qui ne sont pas retenus et/ou ceux qui demeurent envisagés.

La réponse de l'Urssaf doit être adressée avant toute procédure de mise en recouvrement.

Fin et suites du contrôle

La période contradictoire prend fin :

• en l'absence de réponse de la personne contrôlée aux termes des délais de réponse à la lettre d'observations (30 jours ou 60 jours si le délai a été prolongé) ; 
• à la date d'envoi de la réponse de l'agent de contrôle quand la personne contrôlée a répondu dans les délais.

À l'issue de cette date, l'Urssaf peut déclencher la mise en recouvrement. Celle-ci est engagée par l'envoi d’une mise en demeure assortie d’un délai d’un mois pour régulariser la situation. À l'expiration de ce délai, l'Urssaf peut engager des poursuites.

Si elle souhaite contester le redressement, la personne contrôlée dispose d’un délai de deux mois, à compter de la réception de la lettre de mise en demeure, pour saisir la commission de recours amiable de l’Urssaf.

La personne contrôlée peut saisir le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la décision implicite ou explicite de rejet de la commission.