Gérer son entreprise c’est avoir une vision dynamique de son activité et ne pas attendre la fin de l’année et la publication des documents comptables pour constater que tout va bien, ou que tout va mal. Il est donc indispensable de suivre un certain nombre d’indicateurs, de chiffres clés issus de la vie quotidienne de l’entreprise, qui évoluent en permanence.
Imaginez-vous conduire votre voiture sans tableau de bord ni GPS ? il en est de même pour votre activité !
Un tableau de bord peut porter sur l’activité globale de l’entreprise, ou sur un domaine très précis (supervision budgétaire, suivi de chantiers, ressources humaines…). Pour les plus petites structures, il est possible de réaliser un tableau de bord global.
Un tableau de bord vous donne le cap à suivre. C’est :
• un outil d’aide au pilotage, utile pour analyser et visualiser l’évolution des résultats, les rapprocher des prévisions et détecter tout écart imprévu ;
• un outil d’aide à la décision pour mener des actions correctives sur ces écarts sans trop attendre ;
• un outil d’anticipation qui permet de prévenir des difficultés financières ;
• un outil de dialogue pour communiquer avec les partenaires financiers et avec vos équipes.
Choisissez les indicateurs clés en fonction de ce que vous souhaitez mesurer
À vous de choisir les indicateurs que vous utiliserez dans votre tableau de bord. Il en existe une multitude, mais il ne sert à rien d’en avoir trop ! Il faut déterminer ceux pertinents pour votre entreprise qui dépendent avant tout de votre activité, des points de vigilance que vous estimez essentiels, des objectifs que vous vous fixez et de ce que vous souhaitez mesurer.
Vos indicateurs proviennent de différentes sources, telles que votre logiciel de comptabilité, de gestion commerciale, vos comptes annuels, de bases de données, etc. Les données du tableau de bord doivent être vérifiables et il faut pouvoir remonter à leurs sources.
La réussite d’un tableau de bord est conditionnée à la définition d’indicateurs mesurables et réalistes, à sa lisibilité, mais également à une mise à jour régulière, quasiment en temps réel.
Voici (par exemple) une liste non exhaustive d’indicateurs clés financiers et non financiers :
Suivi financier :
- l’écart avec le chiffre d’affaires prévisionnel ;
- le déboursé sec correspondant aux frais engendrés par les chantiers (hors marge et charges fixes) : coût des matériaux et du matériel, coût de la main-d’oeuvre, autres frais sur chantiers (sous-traitance...) ;
- les frais généraux désignant les frais fixes qui doivent être payés par l’ensemble des chantiers sur l’année tels que les assurances, les honoraires, les loyers, la rémunération du temps passé par le chef d’entreprise hors du chantier (gestion, prospection, etc.) ;
- le coût horaire de la main-d’oeuvre correspondant à la somme des salaires et primes, des indemnités ou frais de repas et de transport, des charges patronales nettes, de la rémunération du temps passé par le chef d’entreprise sur le chantier. Total à diviser par le nombre d’heures de travail effectifs ;
- la marge sur déboursé résultant de la différence entre le chiffre d’affaires HT et le déboursé ;
- le seuil de rentabilité permettant de déterminer le montant du chiffre d’affaires à réaliser pour atteindre l’équilibre, c’est-à-dire un résultat à zéro (total des produits = total des charges). Au-delà l’entreprise génère des profits ;
- l’excédent brut d’exploitation (EBE) déterminant la capacité d’une entreprise à générer des ressources de trésorerie du seul fait de son exploitation, c’est-à-dire sans tenir compte de sa politique de financement et d’amortissement, ni des événements financiers et exceptionnels ;
- la trésorerie nette, c’est-à-dire l’ensemble des sommes d’argent mobilisables à court terme.
Suivi commercial :
- le carnet de commandes en nombre de mois ;
- le taux de transformation des devis étant le rapport entre le nombre de devis convertis en vente, et le nombre de devis émis ;
- le montant TTC des factures en attente de paiement ;
- le délai moyen de paiement des clients en nombre de jours, sur une période donnée étant le rapport entre le total des factures TTC dues sur une période donnée et le chiffre d’affaires TTC de la même période multiplié par le nombre de jours de la période ;
- la répartition du chiffre d’affaires entre les différents marchés et par type d’activité (ex. : public/privé, ou dépannage/neuf…).
Suivi de chantier :
- le taux d’avancement des chantiers ;
- le nombre de jours de retard de chantiers ;
- le suivi de la rotation des stocks ;
- le suivi des écarts de coûts de chantiers.
Suivi de la productivité :
- le nombre d’heures effectuées par rapport au nombre d’heures vendues ;
- le chiffre d’affaires réalisé par salarié.
Analysez les écarts afin de prendre des décisions éclairées
Une fois définis, les indicateurs et leurs données doivent être regroupés dans un tableau. Les données vont concerner :
- l’existant (données passées de l’année N-1 observées à partir d’un compte de résultat et d’un bilan par exemple) ;
- les prévisions (objectifs fixés pour l’année N) ;
- les réalisations (performance actuelle réellement atteinte sur une période donnée : mensuelle par exemple) ;
- les écarts (différence entre les données passées de l’année N-1, les prévisions et les réalisations) ;
- les actions correctives à mettre en oeuvre.
L’utilisation de graphiques (histogrammes pour des comparaisons de valeurs, courbes pour des évolutions dans le temps…) permet la visualisation des données et en facilite l’analyse.
Puis procédez à l’analyse des indicateurs :
- comparez les données actuelles aux données historiques et aux objectifs prévus (prévisionnel) ;
- recherchez des écarts anormaux ou des fluctuations inhabituelles dans les données ;
- déterminez les causes possibles de ces écarts ;
- définissez les actions correctives pour remédier à la situation. Les décisions à prendre peuvent concerner des ajustements de budget, des investissements, des changements de stratégie, des réductions de coûts, revoir sa politique commerciale, etc.
Une analyse mensuelle des écarts permet de formuler des objectifs précis et réalistes.
