Relation client : vos nouvelles obligations dans la protection des données personnelles
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Exemples de données collectées sur vos clients et prospects
Nom et prénom, date et lieu de naissance, coordonnées personnelles et professionnelles, adresse IP,témoins de connexion (cookies),pseudo en ligne, numéro de client, coordonnées bancaires,habitudes de consommation,etc.
> rubrique Modèles de Document
Contactez également votre fédération.
Que faire si un client ou un prospect souhaite exercer ses droits ?
Vous devrez traiter la demande sous un mois. Deux mois, si elle est complexe (à charge pour vous d'informer la personne des raisons de ce délai, au plus tard un mois à compter de la réception de sa demande).
Pensez à exiger un justificatif d'identité de l'auteur de la demande.
La réponse peut être fournie par tout moyen (papier ou électronique).
Pour vous aider, n'hésitez pas à vous adresser à vos prestataires informatiques.
Le traitement de la demande est gratuit, sauf en cas de demande abusive.
Si vous ne pouvez pas satisfaire la demande du client ou prospect (notamment parce qu'elle semble infondée ou excessive), vous devrez en informer ce dernier et lui rappeler qu'il peut saisir la CNIL ou une juridiction compétente.
Prospection commerciale: Assurez-vous de disposer du consentement du client ou du prospect !
Le RGPD interdit toute action de prospection commerciale (études, sondages, publicités, statistiques, jeux-concours, programmes de fidélité, newsletters...) sans le consentement préalable de la personne physique contactée (consommateur ou non).
Assurez-vous de recueillir son consentement avant de la contacter (si vous avez obtenu ses coordonnées par le biais d'un achat ou d'un échange de fichiers clients, vérifiez que l'entreprise qui vous les a transmis a bien respecté cette obligation). Faites de même si vous comptez communiquer ses coordonnées à un tiers.
Gardez à l'esprit que la personne peut retirer son consentement à tout moment !
Étape n° 1 : prévoir le cas de la prospection dans votre politique de confidentialité
Le client ou le prospect doit être informé des modalités du traitement et de ses droits au titre du RGPD. Il faut donc prévoir ce point dans votre politique de confidentialité (cf. modèle sur le site Internet de votre fédération, espace adhérent).
Songez à fournir une copie de votre politique de confidentialité dans vos courriers ou à insérer un
lien vers cette dernière dans vos courriels ou SMS.
Étape n° 2 : obtenir le consentement de votre client ou prospect
Le consentement du client doit être explicite.
Nous vous recommandons d'introduire dans vos documents contractuels (devis, bons de commande, formulaires de commande en ligne, formulaires de création de compte client en ligne...) les mentions suivantes :
« Souhaitez-vous recevoir nos promotions et sollicitations (par courrier électronique, SMS, appel téléphonique et courrier postal) ? » OUI - NON
« Souhaitez-vous recevoir les promotions et sollicitations de nos partenaires (par courrier électronique, SMS, appel téléphonique et courrier postal) ? » OUI - NON
Étape n° 3 : permettre au client ou au prospect de retirer son consentement à tout momentLe refus de la prospection doit être facile.
Instaurez une procédure simple leur permettant de ne plus recevoir vos promotions et sollicitations (cocher une case dans le profil client, suivre un lien de désinscription inséré dans vos e-mails, envoyer un SMS « STOP », envoyer un e-mail à la personne ou au service compétent de votre entreprise).
Mise en conformité RGPD: Des tentatives d'escroquerie sont en cours
LA CNIL ALERTE les entreprises sur des messages par mail, fax et téléphone les invitant à se mettre en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Il s'agit d'une arnaque visant à inciter les destinataires à rappeler un numéro surtaxé et/ou à leur faire signer un engagement frauduleux.
N'Y RÉPONDEZ PAS !
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