Êtes-vous en bons termes avec votre boîte mail ? Par Ingrid Wolff

Les mails de moins de deux minutes peuvent être traités tout de suite (répondez au mail, supprimez-le ou classez-le).

Les mails de plus de deux minutes : prenez note de l'action, réservez une plage horaire dans votre agenda pour les traiter.

S'il s'agit d'un mail auquel vous devez donner suite plus tard ou s'il vous manque des informations ou si vous attendez une réponse, laissez-le dans votre boîte. Vous resterez ainsi en alerte sur le sujet : « Il est là depuis longtemps, pourquoi ? », « La personne concernée ne m'a pas encore contacté, faut-il que je la relance ? », « Est-ce moi qui dois trancher ce cas... Si je n'y arrive pas, qui ou quoi pourrait m'aider ? »

Créez des dossiers « archive »

Lorsque vous avez traité un e-mail (donc lorsque vous avez répondu, vous avez lu, vous avez agi, vous avez délégué, vous avez classé) et que vous désirez conserver une trace, archivez-le.

Votre boîte de réception n'est pas le lieu le plus adapté à la centralisation des informations comme les factures, les bons de commande, les devis, les décisions prises en réunion... ils nécessitent d'être conservés, donc archivés dans un dossier sur un serveur dédié.

En procédant de la sorte, votre boîte de réception deviendra digeste et efficace, car elle vous servira d'indicateur d'alerte et vous donnera une vision globale des sujets en attente de traitement.