Piste d'audit fiable et facture : comment conserver un original papier ?

Un processus de facturation sécurisé

La validité d'une facture (papier ou électronique) s'apprécie au regard de trois principes :

• l'authenticité de l'origine (l'entreprise peut-elle démontrer que la facture qui lui a été adressée a effectivement été émise par le fournisseur ou le prestataire ?);
• l'intégrité du contenu (l'entreprise peut-elle démontrer que la facture n'a pas été modifiée ?);
• la lisibilité (la facture est-elle lisible par le service vérificateur ?).

Pour sécuriser le processus de facturation, ces trois principes doivent être assurés à compter de l'émission des factures jusqu'à la fin de la période de conservation de six ans.

Pour cela, les entreprises mettent en place des contrôles documentés et permanents permettant d'établir une piste d'audit fiable entre les factures émises ou reçues et la livraison de biens ou la prestation de services effectivement réalisées.

Comment ?

Chaque entreprise, en fonction de son organisation, de sa taille, de la nature de son activité, détermine l'ampleur et les moyens qu'elle entend mettre en œuvre pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.