Factures papier : la conservation numérique est désormais possible
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Depuis le 31 mars 2017, les entreprises peuvent conserver leurs factures papier sous forme numérisée pendant le délai fiscal de six ans.
La conservation numérique
Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF/A-3 (ISO 19005-3).
La facture numérisée est assortie :
- soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit d'une empreinte numérique ;
- soit d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List - TSL).
« Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. »
L'archivage numérique des factures papier est défini par une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation.
Ce qu'il faut retenir
La numérisation doit garantir la reproduction des factures à l'identique (copie conforme en image et en contenu).
La numérisation doit s'opérer sans perte en cas de recours à la compression de fichier.
Chaque fichier numérisé doit être conservé sous format PDF (ou PDF/A-3) et être horodaté.
- En application de l'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales. J.O. du 30 mars 2017.
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