Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Aujourd’hui, les professionnels établissent leurs factures avec Word, Excel ou un logiciel de facturation, puis les envoient à leurs clients au format PDF, par e-mail ou par courrier.
Avant la réforme
Avec la réforme, pour être considérée comme facture électronique, cette dernière doit non seulement être émise, transmise et reçue de manière dématérialisée par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, mais aussi respecter l’un des trois formats requis :
- UBL (Universal Business Language) ;
- CII (Cross Industry Invoice) ;
- ou Factur-X, format mixte constitué d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.
La grande différence avec une facture papier ou PDF, c’est qu’elle peut être lue et traitée plus facilement par un logiciel de gestion.
Par ailleurs, elle doit comporter un ensemble de champs obligatoires, présentés dans un format précis. Il s’agit en réalité des mentions obligatoires habituelles, auxquelles s’ajoutent quatre nouvelles mentions imposées par la réforme :
- le numéro SIREN du client professionnel ;
- la nature des opérations facturées : vente de biens, prestation de services ou une combinaison des deux ;
- l'adresse complète de livraison du bien, si elle est différente de l'adresse de facturation du client ;
- la mention de l’option pour la TVA sur les débits, le cas échéant.
Si l’un de ces champs obligatoires manque, la facture est immédiatement rejetée par le système pour non-conformité.
Quelles sont les principales obligations ?
Le périmètre de la réforme comporte trois volets différents, mis en place pour répondre à deux objectifs principaux : lutter contre la fraude à la TVA et aboutir à un préremplissage de la déclaration TVA.
1. Client professionnel - Transmission des factures - La facturation électronique (e-invoicing)
Elle s’applique aux opérations d’achat et de vente de biens et/ ou de prestation de services réalisées entre les entreprises établies en France et assujetties à la TVA française.
Avec cette obligation, les professionnels vont devoir transmettre leurs factures électroniques à leurs clients professionnels par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
À noter : La notion de « facture » est entendue au sens large. Elle englobe non seulement les factures « classiques », mais également les factures rectificatives, les avoirs, l'autofacturation, les factures d'acompte, les factures d'escompte, les factures multicommandes, les situations de travaux, etc.
2. Client particulier / étranger - transmission électronique à l’Administration des données des transactions (ou e-reporting de transaction) :
Ce dispositif concerne les opérations de vente et/ou de prestation de services réalisées avec des personnes non assujetties, par exemple des particuliers, ou des transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires…).
Plus concrètement, pour ces clients, les modalités de transmission des factures ne changent pas. Le professionnel peut donc transmettre sa facture sous format PDF par courriel à son client particulier. Toutefois, il doit transmettre en parallèle un fichier de données de transaction à l’administration fiscale par l’intermédiaire de sa plateforme.
3. La transmission électronique à l’Administration des données de paiement ou données d’encaissement (ou e-reporting de paiement) :
Ce troisième volet concerne uniquement les prestations de services, quand l’entreprise n’a pas opté pour le paiement de la TVA sur les débits ou que l’opération ne donne pas lieu à autoliquidation (travaux immobiliers réalisés par un sous-traitant, par exemple).
