À compter du 1er janvier 2022, toutes les communes devront être en mesure de recevoir sous forme électronique les demandes d'autorisation d'urbanisme et celles de plus de 3.500 habitants devront également être en mesure d'assurer leur instruction sous forme dématérialisée.
Un document du ministère de la Transition Écologique présente ce programme de dématérialisation des autorisations d'urbanisme et la matérialisation sous forme de schémas.
1 - Rappel des fondements juridiques
Deux fondements juridiques encadrent la dématérialisation des autorisations d'urbanisme :
- La saisine par voie électronique (SVE)
Ce dispositif permet à tout pétitionnaire de déposer une demande d'autorisation d'urbanisme (permis de construire, permis d'aménager, permis de démolir, certificat d'urbanisme, déclaration d'intention d'aliéner…) par voie électronique.
Il repose sur l'ordonnance n°2014-1330 du 6 novembre 2014 fixant le cadre général du droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique, codifiée aux articles L112-8 et suivants du Code des relations entre le public et l' administration et précisée par le décret n°2016-1491 du 4 novembre 2016 .
La possibilité de saisir par voie électronique les mairies, pour les demandes d'autorisation d'urbanisme devrait s'appliquer à partir du 7 novembre 2018, mais elle a été reportée au 1er janvier 2022 en raison de l'impréparation d'une grande partie des collectivités.
Ce rapport permet éventuellement un alignement avec la mise en application de l'obligation pour certaines communes de disposer d'un système dématérialisé pour l'instruction des autorisations d'urbanisme.
- L'instruction dématérialisée des demandes d'autorisation d'urbanisme
L'article L423-3 du Code de l'urbanisme dispose que les communes dont le nombre total d'habitants est supérieur à 3.500 bénéficie d'une téléprocédure spécifique leur permettant de recevoir et d'instruire sous forme dématérialisée les demandes d'urbanisme déposé à compter du 1er janvier 2022. Cette téléprocédure peut être mutualisée au travers du service en charge de l'instruction des actes d'urbanisme. Un arrêté pris par le ministre chargé de l'urbanisme définit les modalités de mise en œuvre de cette téléprocédure » .
Ainsi, dès 2022, les communes de plus de 3.500 habitants et les services instructeurs mutualisés des intercommunalités doivent mettre en œuvre une téléprocédure permettant l'envoi et la réception des demandes d'autorisation d'urbanisme et à en assurer l'instruction par voie dématérialisée .
2 - Objet des derniers textes réglementaires
Le décret n° 2021-981 du 23 juillet 2021 , publié au Journal Officiel du 25 juillet 2021, adapte les procédures actuelles d'instruction à la dématérialisation et vise à approfondir les échanges électroniques entre les entités mises en place dans l'instruction des autorisations d'urbanisme.
L'arrêté du 27 juillet 2021 , publié au Journal Officiel du 29 juillet 2021, précise les exigences fonctionnelles et les caractéristiques de la téléprocédure de réception et d'instruction des demandes d'autorisation d'urbanisme.
3 - Outils de dématérialisation développés par l'État
Afin de faciliter la dématérialisation de l'ensemble de la chaîne d'instruction, l'État a développé, à destination des pétitionnaires, des collectivités et des services déconcentrés de l'État, une suite logicielle composée de quatre outils informatiques suivants :
- AD'AU, pour Assistance aux Demandes d'Autorisation d'Urbanisme
L'AD'AU est un portail accessible sur service public.fr destiné aux pétitionnaires (particuliers et professionnels) en permettant de créer une vue en ligne d'un dossier d'autorisation d'urbanisme. Cette demande pourra ensuite être transmise par voie électronique au service instructeur géographiquement compétent.
Cet outil permet de guider les pétitionnaires dans leurs démarches et d'éviter les dossiers incomplets.
Le pétitionnaire est guidé par une série de questions en fonction notamment du type de travaux envisagés et de son projet. À l'issue du questionnaire, le pétitionnaire accède à une interface épurée ne comportant que les champs et pièces nécessaires à son projet, dans le cadre du formulaire Cerfa correspondant qui est alors automatiquement rempli en ligne.
Une fois finalisé, le pétitionnaire peut télécharger son dossier et il pourra dès le 1er janvier 2022 le transmettre par voie dématérialisée aux communes disposant d'un outil de saisine numérique.
ATTENTION : le dépôt en ligne des demandes sera possible à compter du 1er janvier 2022 1 , mais cela reste facultatif pour les pétitionnaires qui seront toujours le choix de déposer leur demande en version papier en mairie ou de la transmettre au service instructeur par voie postale.
- PLAT'AU, pour Plateforme des Autorisations d'Urbanisme
PLAT'AU est une plateforme d'échange et de partage des dossiers entre l'ensemble des acteurs de la chaîne d'instruction. Véritable « hub », PLAT'AU permet l'accès en temps réel aux dossiers par l'ensemble des entités concernées par une demande d'urbanisme (services instructeurs des collectivités, SDIS, ABF, services fiscaux…).
Le raccordement des systèmes d'information des communes de plus de 3.500 habitants à cette plateforme est indispensable pour bénéficier d'une connexion unique à l'ensemble de l'écosystème de l'instruction (services consultables, contrôle de légalité, statistiques…).
A noter qu'en cas d'octroi de l'autorisation d'urbanisme, cette plateforme effectuera elle-même la transmission en préfecture, sans intervention nécessaire des communes. Le contrôle de l'égalité se trouve ainsi simplifié.
Cette plateforme n'est pas accessible aux porteurs de projets et aux pétitionnaires. Elle devra communiquer avec l'outil numérique mis en place par chaque commune pour les demandes. A noter que l'État n'a pas développé un outil unique pour la saisine par voie électronique des collectivités. Ainsi, chaque commune va devoir se doter, auprès d'un fournisseur de logiciel, d'un outil numérique permettant de recevoir les demandes d'autorisation d'urbanisme. Cet outil ne sera pas uniforme sur l'ensemble du territoire, ce qui impliquera de s'adapter à chaque outil pour les professionnels déposant habituellement des demandes dans plusieurs communes.
Pour aider les collectivités à se doter des logiciels nécessaires, l'État a prévu, dans le cadre du plan France Relance, une aide financière de 4.000 euros par centre instructeur, augmentée de 400 euros par commune rattachée (dans la limite de 30 communes, soit un maximum de 16.000 euros), pour adapter les systèmes d'information.
- AVIS'AU pour Avis sur les Autorisations d'Urbanisme
AVIS'AU est un outil de gestion des demandes d'avis, auquel peuvent se rattacher les services consultés qui n'auraient pas leur propre système numérique de réception et de traitement des demandes d'avis.
- RIE'AU pour Réception, Information et Echanges des autorisations d'urbanisme
RIE'AU est un espace d'échange entre la commune et les instructeurs de service lorsque la commune est soumise au Règlement national d'urbanisme (RNU) et que les demandes d'autorisation d'urbanisme sont instruites par les services de l'État .
4 - Modalités et caractéristiques de la téléprocédure de demande et d'instruction
La téléprocédure prévue à l'article L423-3 du Code de l'urbanisme doit prendre la forme d'un service numérique fondée sur une procédure électronique de traitement et de transmission utilisant le réseau internet.
Elle doit notamment permettre :
- au demandeur de constituer et de déposer une demande d'autorisation d'urbanisme ;
- à la commune de recevoir, d'enregistrer ces demandes et d'accuser réception ;
- au demandeur et à la commune d'échanger les informations, pièces, courriers et notifications prévus par les lois et règlements relatifs à la procédure d'instruction des demandes d'autorisation d'urbanisme ;
- à l'autorité compétente pour réaliser l'instruction d'une demande, y compris le suivi des demandes d'avis, d'accord ou de décision requis et des délais de procédure ;
- au demandeur de consulter son dossier, notamment son état d'avancement ;
- au demandeur de contrôleur l'existence des informations à préciser dans la demande d'autorisation d'urbanisme.
La téléprocédure doit également satisfaire aux exigences techniques suivantes :
- accepter a minima les fichiers d'une taille de 10 méga-octets et les formats suivants : PDF, JPEG et PNG ;
- garantir la fiabilité, l'intégrité, la sécurité et la confidentialité des comptes utilisateurs des acteurs et leurs échanges ;
- de manière certaine, la date et l'heure à laquelle les demandes, informations, pièces, documents, courriers et notifications ont été reçus au demandeur ou aux entités appelées sont envoyés, reçus, mis à disposition et consultés.
Le récépissé qui contient le numéro d'enregistrement de la demande sera constitué par l'accusé de réception électronique.
Ce récépissé sera affiché sur le site internet de la commune du lieu du projet. Cet affichage électronique se substitue à l'affichage du récépissé de dépôt en mairie.
Lorsqu'un pétitionnaire adresse par voie électronique une demande, une déclaration, un document ou une information de manière dématérialisée, les délais courants à compter du dépôt ou de la réception de la demande ou de la déclaration de l'utilisateur courront à compter de l 'envoi de l'accusé de réception électronique.
De plus, l'autorité compétente notifie un document par voie électronique au pétitionnaire, l'intéressé sera réputé avoir reçu notification le lendemain de la date d'envoi de l'information.
Enfin, bien que la FFB ait plaidé, à l'occasion de cette réforme, pour une diminution des délais de la procédure d'instruction, ces derniers restants.
5. Avantages de la dématérialisation
La dématérialisation des procédures de demande et d'instruction des autorisations d'urbanisme est une attente forte des porteurs de projets :
- elle simplifie les démarches pour le pétitionnaire, qui n'a plus qu'une demande de dépôt via l'outil numérique mis en place par chaque commune, au lieu de dépôt en mairie sa demande en multiples exemplaires ou de l'envoi par voie postale ;
- elle permet une plus grande fiabilité des demandes. En remplissant sa demande en ligne, via l'outil AD'AU, le pétitionnaire est guidé, ce qui devrait réduire les risques de rejets de dossiers incomplets ;
- elle fluidifie les échanges entre les services des avisés dans le cadre de l'instruction des demandes de permis. La mairie pourra désormais transmettre un dossier de demande de permis par voie numérique à tous les services à consulter et suivre les avis rendus, au lieu de leur transmettre par voie postale, comme c'est bien souvent le cas actuellement. Cette fluidité des communications entre les administrations devrait permettre de raccourcir les délais de réponse des services interrogés et in fine du délai d'instruction ;
- elle permet d'éviter les risques de perte de pièces en cours d'instruction, lors des échanges entre les services consultés, qui aboutissent à des demandes de pièces complémentaires auprès du pétitionnaire et à un rapport du délai d'instruction, alors que le dossier était bien complet à l'origine ;
- elle permettra enfin d'éviter l'arrêt de l'instruction si une nouvelle période de confinement vient d'être décrétée, puisque les instructeurs de services ont le pouvoir d'accéder aux outils numériques à distance.
1 Certaines communes ont par anticipation mis en place la saisine par voie électronique.
