Travail collaboratif : comment partager des documents avec mes salariés

Le plus souvent, les envois de documents se font par mail. Or ce fonctionnement a ses limites : chaque destinataire sauvegarde le document reçu sur son ordinateur avec son propre mode de classement et avec le risque, au moment de vouloir l’utiliser, de ne pas le retrouver ou de ne pas utiliser la dernière version. Comment vous assurer que vos équipes, au bureau ou sur chantier, aient toujours accès à la version numérique des derniers documents à jour ? Des solutions numériques existent !
13:1812/12/2022
Rédigé par FFB Nationale

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La solution : un espace partagé de stockage en ligne ou une plateforme collaborative

 

La solution pour partager vos dernières versions de documents avec vos salariés est la création d'un espace partagé de stockage en ligne. Vous pouvez également aller plus loin dans la collaboration de vos équipes. avec la mise en place une plateforme collaborative peut être la solution.

 

Un espace de stockage dans le « cloud » permet de déposer, partager et télécharger des fichiers quels que soient leurs formats. Pour la plupart des formats, il est possible de visionner en ligne le document, sans le télécharger.

L’accès aux documents est possible hors connexion via une application. Une connexion Internet est, par contre, nécessaire pour réaliser la synchronisation des données.

 

Une plateforme collaborative est un espace de stockage en ligne qui propose en plus des outils pour améliorer le travail collaboratif: espaces de discussion, fonctionnalités de visioconférence, calendriers partagés, etc. Certaines de ces plateformes peuvent intégrer une visionneuse de fichiers IFC (format interopérable des maquettes numériques).

 

À noter : une solution existe peut-être déjà dans le panel d’outils numériques de votre entreprise, tout comme il est possible qu’une solution ait été mise en place pour le projet auquel vous participez. Renseignez-vous !

 

Les 5 étapes à suivre pour sa mise en place

 

  1. Créez un compte sur le site de la solution numérique retenue.
  2. Suivez les instructions pour ouvrir l’espace de stockage en ligne ou la plateforme collaborative.
  3. Ouvrez l’accès de votre espace ou de votre plateforme à vos collaborateurs en assignant des droits d’accès et des droits de modification des documents.
  4. Créez une arborescence et commencez à déposer vos premiers fichiers.
  5. Téléchargez l’application mobile correspondante sur votre tablette ou votre smartphone pour consulter vos documents en mobilité.

 

Nos conseils

 

Avant de vous lancer, posez-vous les trois questions suivantes : quel est votre besoin ? qui va utiliser la solution dans votre entreprise ? quel est votre budget ?

 

Commencez toujours par tester la solution numérique sur un projet avant de la généraliser à toute votre entreprise !

 

Les points de vigilance lors de votre choix

 

Tous les fournisseurs de stockage en ligne ne proposent pas les mêmes niveaux de sécurité pour les données stockées. C’est un critère à ne pas négliger lors du choix de la solution numérique.

 

Vous pouvez tester les solutions existantes :

  • la plupart des espaces de stockage en ligne proposent de stocker gratuitement un poids de données limité ;
  • dans le cas des plateformes, il est souvent possible de les utiliser pendant une durée limitée ou pour un nombre limité de projets.

 

Il est indispensable de mettre en place des règles de gestion de l’espace partagé : droits d’accès, droits de modification (lecture, édition, administration), arborescence des dossiers, archivage des anciennes versions de documents.

 

 

Quelles sont les solutions numériques existantes ?

 

Espace de stockage en ligne

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Icloud
  • OneDrive
  • Sharepoint...

 

Plateforme collaborative sans visionneuse

  • Kroqi
  • Teams...

 

Plateforme collaborative avec visionneuse IFC

  • BIMData plateforme
  • Edifycad
  • Plan Radar
  • Trimble Connect...

 

Liste fournie à titre indicatif, non exhaustive et sans caractère commercial.

 

Retrouvez nos autres fiches pratiques "Le bon outil numérique pour le bon usage"

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